A partir de 2027, facturar con Excel o Word solo será válido si los usas como una simple plantilla que rellenas e imprimes, sin guardar ni reutilizar los datos. Si tu Excel guarda tus facturas, las numera, calcula totales o te sirve para sacar listados, Hacienda lo considera un sistema informático de facturación, y una hoja de cálculo normal no puede cumplir los requisitos de Verifactu. La fecha límite es el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para los autónomos.
En este artículo te explicamos dónde está exactamente la línea, con ejemplos, por qué Excel no puede cumplir aunque le pongas un QR, y cómo pasar a un sistema adaptado sin perder tus datos.
Resumen rápido
- Plantilla que rellenas e imprimes y no reutilizas: se asimila a factura manual → fuera de Verifactu (pero en zona gris).
- Excel o Word que guarda, numera, calcula o genera informes: es un sistema de facturación → tiene que cumplir → no cumple.
- Añadir un QR a mano no sirve: lo que exige la norma es el registro encadenado e inalterable que hay detrás.
- No puedes mezclar: si usas un programa adaptado, no puedes emitir facturas sueltas en Excel.
- Multa: 50.000 € por ejercicio por usar un sistema no adaptado.
Qué dice Hacienda sobre Excel y Word
La Agencia Tributaria no excluye ni incluye automáticamente a Excel y Word: lo que cuenta es para qué los usas. El reglamento (Real Decreto 1007/2023) define como sistema informático de facturación cualquier conjunto de programas que procese datos de facturación: que los registre, los conserve o los use para emitir o gestionar facturas.
De ahí salen dos situaciones:
- Uso como plantilla, equivalente a facturación manual. Abres un documento, escribes los datos de la factura, la imprimes o la conviertes en PDF, y ese archivo no se usa para nada más. El ordenador hace el papel de una máquina de escribir. En este caso, la herramienta quedaría fuera del reglamento.
- Uso como sistema de facturación. El archivo guarda tus facturas, lleva la numeración, calcula bases e IVA, contiene tu listado de clientes, o lo usas para preparar tus declaraciones, el libro de facturas emitidas o informes de ventas. Entonces es un sistema informático de facturación y tiene que cumplir todos los requisitos.
El problema es que la mayoría de autónomos y pymes que facturan en Excel lo hacen precisamente por la segunda razón: porque les guarda el historial, les numera y les suma el trimestre.
Ejemplos: ¿tu forma de usar Excel o Word cumple?
| Cómo lo usas | ¿Sistema de facturación? | ¿Puedes seguir así en 2027? |
|---|---|---|
| Una plantilla de Word: escribes cada factura desde cero, la imprimes o guardas en PDF y no vuelves a usar el archivo | No (se asimila a manual) | Sí, aunque con riesgo de interpretación |
| Un Word por factura, guardado en una carpeta, que copias y modificas para hacer la siguiente | Zona gris | Arriesgado: reutilizas datos de facturas anteriores |
| Un Excel con una pestaña por factura y fórmulas que calculan IVA y totales | Sí | No |
| Un Excel con el listado de todas tus facturas emitidas y su numeración | Sí | No |
| Un Excel con tu base de datos de clientes que rellena la factura automáticamente | Sí | No |
| Un Excel que usas para sacar el resumen del trimestre o el libro de facturas emitidas | Sí | No |
| Google Sheets o Google Docs en lugar de Excel o Word | Lo mismo que arriba: depende del uso | Mismas reglas |
| Un Excel con macros «caseras» que generan un QR | Sí | No: el QR no basta |
Regla práctica: si tu archivo te ahorra trabajo en la siguiente factura o en el trimestre, casi seguro que es un sistema de facturación.
Por qué Excel no puede cumplir Verifactu (aunque le añadas un QR)
El código QR es solo la parte visible de Verifactu. Lo que el reglamento exige de verdad está por dentro, y una hoja de cálculo o un procesador de textos normales no lo hacen:
- Registro de facturación por cada factura en un formato estándar, generado automáticamente al emitirla.
- Huella digital (hash) encadenada: cada registro incluye una huella calculada con el anterior, de modo que cualquier cambio posterior rompe la cadena.
- Inalterabilidad: las facturas emitidas no se pueden modificar ni borrar; solo anular o rectificar con un nuevo registro. En Excel puedes cambiar cualquier celda sin dejar rastro.
- Envío a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) o, si no, firma electrónica de cada registro y un registro de eventos del sistema.
- Declaración responsable del fabricante que certifica que el sistema cumple. Nadie la firma por tu Excel.
Por eso, generar un QR con una web y pegarlo en la factura no convierte tu Excel en un sistema adaptado. La factura tendría el aspecto correcto, pero el sistema que la emite seguiría sin cumplir, y la multa es por tener ese sistema.
¿Y los complementos o plantillas «Verifactu» para Excel?
Si encuentras un complemento o una plantilla que dice cumplir Verifactu, aplica la misma regla que con cualquier programa: exige la declaración responsable del fabricante. Si no la tiene, no está adaptado, por mucho que añada un QR. Una macro hecha por ti o descargada de un foro no lo está.
No puedes combinar Excel y un programa adaptado
Si usas un sistema adaptado, todas tus facturas deben salir de un sistema adaptado. No vale facturar casi todo con un programa y hacer «alguna factura suelta» en Excel o Word cuando el programa no te deja o tienes prisa. Esa mezcla es justo lo que Verifactu quiere evitar: facturas que quedan fuera del registro encadenado.
Tampoco es buena idea alternar entre talonario manual y programa según te convenga: además de complicar la numeración, una inspección lo vería como una señal de alarma.
Para qué sí puedes seguir usando Excel
Verifactu regula la emisión de facturas. Excel sigue siendo perfectamente válido para todo lo demás:
- Control de gastos y facturas recibidas.
- Previsiones de tesorería, presupuestos de tu negocio y cálculos de precios.
- Seguimiento de cobros pendientes (a partir de las facturas emitidas en tu programa adaptado).
- Análisis de ventas exportando los datos desde tu programa adaptado.
La diferencia está en que la factura nace en el sistema adaptado y, si quieres, luego la analizas en Excel; no al revés.
¿Y los presupuestos y las facturas proforma?
Un presupuesto o una proforma no son facturas, así que puedes seguir haciéndolos en Word o Excel. Eso sí: la factura definitiva tiene que emitirse en un sistema adaptado. Y no uses la proforma como si fuera la factura real (por ejemplo, para cobrar sin emitir después la factura).
Cómo pasar de Excel a un programa adaptado
La migración es más sencilla de lo que parece si lo haces al inicio de un trimestre y con unas semanas de margen.
- Elige la herramienta. Para pocas facturas, la aplicación gratuita de facturación de la AEAT; para algo más completo, un programa de facturación con plan gratuito o de pago (en torno a 10–30 € al mes para autónomos).
- Exporta tus clientes de Excel a un archivo CSV (Archivo → Guardar como → CSV). La mayoría de programas permiten importarlo y te ahorras escribirlos de nuevo.
- Exporta tus productos o servicios con sus precios, si los tienes en una tabla.
- Decide la numeración: continúa la serie desde el último número que emitiste o abre una serie nueva (por ejemplo, «2027-A-001»). Nunca repitas ni saltes números.
- Elige la fecha de cambio: idealmente el primer día de un trimestre (1 de enero, 1 de abril…), para que tus declaraciones de ese trimestre salgan de un solo sistema.
- Haz facturas de prueba y comprueba que el PDF lleva el código QR (y, en modalidad VERI*FACTU, la leyenda correspondiente).
- Cierra el Excel de facturación: guárdalo como histórico (debes conservar las facturas antiguas) y deja de emitir facturas desde él.
Tus facturas antiguas hechas en Excel siguen siendo válidas: no tienes que pasarlas al programa nuevo, solo conservarlas durante el plazo legal.
Excel, Word, aplicación de la AEAT o programa: comparativa
| Excel o Word | Aplicación gratuita de la AEAT | Programa de facturación | |
|---|---|---|---|
| Cumple Verifactu | No (salvo uso como plantilla manual) | Sí | Sí, si tiene declaración responsable |
| Precio | 0 € (si ya tienes la licencia) | 0 € | 0–30 € al mes para autónomos |
| Código QR automático | No | Sí | Sí |
| Guarda historial y numera | Sí, pero sin garantías | Sí | Sí |
| Gastos, presupuestos y cobros | Hecho a mano | No | Sí, en la mayoría |
| Exportar datos para la gestoría | Manual | Limitado | Sí |
| Riesgo de sanción en 2027 | Alto | Ninguno | Ninguno |
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir haciendo facturas en Excel en 2027?
Solo si lo usas como una plantilla que rellenas e imprimes sin guardar ni reutilizar los datos, lo que se asimila a facturación manual. Si el Excel guarda, numera o calcula tus facturas, a partir de 2027 (enero para sociedades, julio para autónomos) no podrás seguir usándolo.
¿Y en Word?
Las mismas reglas: una plantilla que rellenas desde cero e imprimes se asimila a factura manual; un sistema de documentos que reutilizas, numeras y guardas como historial es un sistema de facturación que no cumple.
¿Qué multa hay por seguir facturando en Excel?
Si Hacienda considera que tu Excel es un sistema de facturación no adaptado, la sanción es de 50.000 € por cada ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria).
¿Sirve Google Sheets o Numbers?
Funcionan igual que Excel a efectos de Verifactu: depende del uso que les des.
¿Tengo que pasar mis facturas antiguas de Excel al programa nuevo?
No. Las facturas emitidas antes del cambio siguen siendo válidas; solo tienes que conservarlas durante el plazo legal.
¿Qué es lo más barato para dejar Excel?
La aplicación gratuita de facturación de la AEAT, o un programa con plan gratuito. Si necesitas más funciones, un programa para autónomos cuesta en torno a 10–30 € al mes y es gasto deducible.
Para profundizar: guía completa de Verifactu · test: ¿me afecta Verifactu? · Verifactu para autónomos: qué hacer antes del 1 de julio de 2027
Última revisión: 22 de octubre de 2026. Fuentes: Agencia Tributaria (sede electrónica y preguntas frecuentes sobre Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU), Real Decreto 1007/2023, Real Decreto-ley 15/2025 y artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Los precios son orientativos. Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional fiscal.