La factura electrónica obligatoria entre empresas admite cuatro formatos (sintaxis): UBL, CII, UN/EDIFACT y Facturae, todos construidos sobre el mismo modelo de datos europeo, la norma EN 16931. La solución pública gratuita de la AEAT trabaja en UBL, y las copias de las facturas que se envíen por plataformas privadas también llegarán a Hacienda en UBL. Para una pyme o un autónomo, la buena noticia es que no tendrás que elegir ni escribir estos archivos: lo hará tu programa de facturación, tu plataforma o la solución pública.
En este artículo te explicamos qué significa cada formato, quién usa cada uno, por qué un PDF no vale y qué tienes que comprobar en tu programa antes de que la factura electrónica sea obligatoria (octubre de 2027 para empresas de más de 8 millones y octubre de 2028 para el resto).
Lo esencial
- Modelo de datos común: EN 16931 (norma europea que define qué campos lleva una factura y qué significan).
- Cuatro sintaxis admitidas: UBL, CII, UN/EDIFACT y Facturae.
- La de la AEAT: UBL, tanto para la solución pública como para las copias fieles que envían las plataformas privadas.
- Facturae: el formato español que ya se usa para facturar a la Administración (FACe).
- Un PDF no es factura electrónica a efectos de la nueva obligación.
- Lo que importa para ti: que tu programa genere y reciba alguno de estos formatos y se conecte con el sistema.
Modelo de datos y sintaxis: la clave para entenderlo
Una factura electrónica tiene dos capas: el modelo semántico (qué datos lleva y qué significa cada uno) y la sintaxis (cómo se escriben esos datos en un archivo). Es como un formulario oficial que se puede rellenar en varios idiomas: el contenido es el mismo, cambia la forma de escribirlo.
- El modelo semántico es único: EN 16931. Es la norma europea que define los campos de una factura (emisor, destinatario, NIF, fecha, líneas, bases imponibles, impuestos, vencimiento, forma de pago…) y sus reglas. Nació para la factura electrónica con las administraciones públicas en la Unión Europea (Directiva 2014/55/UE) y ahora es la base del sistema español entre empresas.
- Las sintaxis son cuatro: UBL, CII, UN/EDIFACT y Facturae. Todas pueden expresar el modelo EN 16931, y el sistema exige que haya equivalencia semántica entre ellas: una factura en Facturae tiene que poder traducirse a UBL sin perder información.
Además, la Orden HAC/1028/2026 añade unas extensiones españolas: datos que el modelo europeo no recoge y que la normativa española necesita (por ejemplo, los relacionados con el seguimiento de los estados y los pagos de la factura).
Los cuatro formatos de factura electrónica admitidos
UBL (Universal Business Language)
Es el formato de referencia del sistema español: la solución pública de la AEAT funciona con UBL y las plataformas privadas deben enviar a la AEAT una copia fiel de cada factura en UBL. Es un estándar internacional en XML, desarrollado por la organización OASIS, y es también la base de Peppol, la red europea de intercambio de facturas electrónicas que usan muchas empresas y administraciones en otros países.
Para quién: prácticamente para todos. Si usas la solución pública de la AEAT o un programa que se conecte a ella, tus facturas irán en UBL.
Facturae
Es el formato español de factura electrónica, creado por el Ministerio de Hacienda y obligatorio desde 2015 para facturar a las administraciones públicas a través de FACe y otros puntos de entrada. Es un XML que se firma con firma electrónica. Muchas pymes y autónomos que trabajan con ayuntamientos u organismos públicos ya lo conocen.
Para quién: empresas que ya facturan a la Administración y quieren reutilizar el mismo formato también con sus clientes empresa. Su programa tendrá que enviar a la AEAT la copia en UBL si usa una plataforma privada.
CII (Cross Industry Invoice)
Formato XML desarrollado por UN/CEFACT, el organismo de Naciones Unidas para el comercio electrónico. Es la sintaxis que hay dentro de las facturas híbridas que se usan en Francia y Alemania (Factur-X y ZUGFeRD: un PDF que lleva incrustado un XML).
Para quién: empresas con clientes o proveedores en esos países o que usan programas europeos que ya trabajan en CII.
UN/EDIFACT
El estándar clásico de intercambio electrónico de datos (EDI), con décadas de uso. No es XML sino un formato de mensajes estructurados. Es habitual en la gran distribución, la automoción y la logística, donde las facturas se intercambian de forma masiva entre sistemas.
Para quién: proveedores de grandes cadenas de supermercados, de fabricantes de automóviles o de grandes distribuidores que ya les exigen facturar por EDI.
Comparativa de formatos
| UBL | Facturae | CII | UN/EDIFACT | |
|---|---|---|---|---|
| Origen | OASIS (internacional) | Ministerio de Hacienda (España) | UN/CEFACT (Naciones Unidas) | UN/CEFACT (Naciones Unidas) |
| Tipo de archivo | XML | XML con firma electrónica | XML | Mensaje EDI (no XML) |
| Uso principal hoy | Peppol y factura electrónica en Europa | Facturas a la Administración española (FACe) | Facturas híbridas en Francia y Alemania | Gran distribución, automoción, logística |
| Papel en el sistema español B2B | Formato de la solución pública y de las copias a la AEAT | Admitido | Admitido | Admitido |
| Recomendado para | La mayoría de pymes y autónomos | Quien ya factura a la Administración | Quien trabaja con Francia o Alemania | Proveedores de grandes cadenas |
Por qué un PDF no es una factura electrónica
Un PDF es una imagen del documento pensada para que la lea una persona; una factura electrónica es un archivo de datos pensado para que lo lea un programa. Aunque el PDF se envíe por correo, se genere con un programa y hasta lleve el código QR de Verifactu, para la nueva obligación entre empresas no es factura electrónica.
Para que lo veas, este es un fragmento simplificado de cómo se escriben algunos datos en una factura UBL:
<cbc:ID>2028-A-0042</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2028-10-15</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2028-11-14</cbc:DueDate>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1210.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>Cada dato tiene su etiqueta (número, fecha de emisión, vencimiento, base, total), así que el programa de tu cliente puede registrar la factura automáticamente. Ejemplo ilustrativo: una factura real lleva muchos más campos, y nunca tendrás que escribir esto a mano.
¿Y las facturas híbridas (PDF con XML dentro)? Lo que cuenta a efectos legales es la parte estructurada. Si tu programa genera este tipo de facturas, pregunta a tu proveedor cómo las tratará dentro del sistema español y si enviará la copia en UBL a la AEAT.
¿Qué formato tiene que usar mi pyme?
En la mayoría de los casos, el que use tu programa o la solución pública de la AEAT, sin que tengas que hacer nada. El sistema es interoperable: tú puedes emitir en un formato y tu cliente recibir en otro, porque las plataformas deben conectarse entre sí y garantizar la equivalencia.
| Tu situación | Formato que usarás en la práctica |
|---|---|
| Autónomo o microempresa con pocas facturas que usa la solución pública de la AEAT | UBL (lo genera la propia AEAT) |
| Pyme con programa de facturación conectado a una plataforma privada | El que use tu proveedor; la copia a la AEAT, en UBL |
| Empresa que ya factura a ayuntamientos u organismos por FACe | Facturae con la Administración; para empresas, Facturae o UBL según tu programa |
| Proveedor de una gran cadena que ya te pide EDI | UN/EDIFACT con esa cadena, a través de tu proveedor de EDI |
| Empresa con clientes en Francia o Alemania | Lo que exija cada país; en España, cualquiera de los cuatro con copia en UBL |
Qué comprobar en tu programa de facturación
- ¿Genera facturas en alguno de los formatos admitidos (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) conforme a la norma EN 16931?
- ¿Incluirá las extensiones españolas que exige la Orden HAC/1028/2026?
- ¿Se conectará con la solución pública de la AEAT o con una plataforma privada interoperable?
- Si usa una plataforma privada, ¿enviará automáticamente la copia fiel en UBL a la AEAT?
- ¿Firma las facturas electrónicamente cuando es necesario?
- ¿Puede recibir e importar facturas electrónicas de tus proveedores en cualquiera de los formatos?
- ¿Permite comunicar la aceptación, el rechazo y la fecha de pago de las facturas recibidas?
- ¿Cumple también Verifactu? Lo ideal es un solo programa para las dos obligaciones (ver factura electrónica vs Verifactu).
Errores frecuentes con los formatos
- Pensar que hay que aprender XML. No: el formato lo genera el programa. Tú rellenas la factura como siempre.
- Creer que Facturae es obligatorio para todo. Es uno de los cuatro admitidos; la referencia de la AEAT es UBL.
- Confundir firma electrónica con certificado de Verifactu. Son cosas distintas: la firma garantiza la autenticidad de la factura electrónica; la declaración responsable de Verifactu certifica el programa.
- Descuidar los datos de los clientes. En un sistema automático, un NIF mal escrito o una razón social incompleta provocan el rechazo de la factura. Revisa tu base de clientes antes de 2028.
- Elegir un programa que solo «exporta a Facturae» a mano. No basta con generar el archivo: el programa tiene que enviarlo por el sistema y recibir los estados.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato de factura electrónica es obligatorio en España?
Ninguno en concreto: se admiten UBL, CII, UN/EDIFACT y Facturae, siempre que sigan el modelo europeo EN 16931 y las extensiones españolas. La solución pública de la AEAT usa UBL.
¿Qué es Facturae?
Es el formato XML español de factura electrónica, firmado electrónicamente, que se usa desde 2015 para facturar a las administraciones públicas a través de FACe. También está admitido para la factura electrónica entre empresas.
¿Qué es UBL?
Universal Business Language: un estándar internacional en XML para documentos comerciales, base de la red europea Peppol. Es la sintaxis de la solución pública de la AEAT y la de las copias fieles que las plataformas privadas envían a Hacienda.
¿Puedo seguir enviando PDF a mis clientes empresa?
Hasta las fechas de obligatoriedad, sí. Desde el 6 de octubre de 2027 (empresas de más de 8 millones) o el 6 de octubre de 2028 (resto), las facturas entre empresas tendrán que ser electrónicas en un formato estructurado. A particulares puedes seguir enviando PDF.
¿Necesito un programa especial para generar estos formatos?
No necesariamente: la solución pública de la AEAT será gratuita y generará las facturas en UBL. Si usas un programa de facturación, comprueba que tu proveedor tiene prevista la factura electrónica antes de 2027.
¿Mi cliente puede exigirme un formato concreto?
El sistema obliga a que las plataformas sean interoperables, así que la factura debe poder llegar aunque uséis formatos distintos. En sectores con EDI ya implantado (gran distribución), es probable que tu cliente siga pidiéndote EDIFACT.
Para profundizar: factura electrónica obligatoria B2B: calendario y requisitos · factura electrónica vs Verifactu · guía completa de Verifactu
Enlaces oficiales
- BOE: Orden HAC/1028/2026, con la sintaxis UBL de la solución pública (PDF)
- Portal oficial del formato Facturae
- BOE: condiciones de uso de FACe, el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración (PDF)
Última revisión: 22 de octubre de 2026. Fuentes: Real Decreto 238/2026, Orden HAC/1028/2026 (BOE de 5 de octubre de 2026), norma europea EN 16931 y Directiva 2014/55/UE. Este contenido es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional.