Pasar tu facturación de Excel a un programa adaptado a Verifactu se hace en una tarde si sigues este orden: limpiar y exportar tus clientes y productos a CSV, elegir el programa, importar los datos, decidir la numeración, cambiar al inicio de un trimestre y guardar el Excel antiguo como histórico. No tienes que pasar tus facturas antiguas al programa nuevo: siguen siendo válidas y solo debes conservarlas.
Si todavía dudas de si puedes seguir con Excel, lee antes Verifactu y facturar en Excel o Word.
Antes de empezar: qué necesitas
- Tu Excel (o Excels) de facturas, clientes y productos.
- El número de la última factura emitida en cada serie.
- Tus datos fiscales: NIF, razón social, domicilio, tipo de IVA y retención habitual.
- El programa elegido o, al menos, dos candidatos para probar (ver cómo elegir un programa de facturación).
Paso a paso
1. Limpia tu lista de clientes
Elimina duplicados, completa los NIF y revisa direcciones y emails. Un NIF mal escrito te dará problemas con Verifactu y, desde 2027-2028, con la factura electrónica entre empresas.
2. Organiza los datos en columnas
Una fila por cliente con columnas separadas: nombre o razón social, NIF, dirección, código postal, ciudad, provincia, país, email, teléfono. Haz lo mismo con tus productos o servicios: nombre, descripción, precio, tipo de IVA.
3. Exporta a CSV
En Excel: Archivo → Guardar como → CSV UTF-8 (delimitado por comas). El formato UTF-8 evita problemas con tildes y eñes al importar.
4. Prueba el programa y comprueba la importación
Abre la prueba gratuita, busca la opción de importar clientes y productos y sube tus CSV. Revisa una muestra: que los NIF, las tildes y los importes se hayan importado bien.
5. Configura tus datos fiscales y plantillas
Datos del emisor, logotipo, forma de pago, cuenta bancaria, IVA y retención por defecto, texto legal si lo necesitas (por ejemplo, operaciones exentas).
6. Decide la numeración
| Opción | Cómo | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Continuar la serie | Empiezas en el número siguiente al último de tu Excel | Si cambias a mitad de año y quieres una sola serie |
| Serie nueva | Por ejemplo, «2027-A-001», y cierras la antigua | Si cambias a principio de año o quieres separar claramente |
En ambos casos: nunca repitas números, no dejes huecos y no vuelvas a emitir facturas desde el Excel.
7. Elige el día del cambio
Lo ideal es el primer día de un trimestre (1 de enero, 1 de abril, 1 de julio o 1 de octubre). Así las declaraciones de ese trimestre salen de un solo sistema. Si eres autónomo, el 1 de abril de 2027 es una buena fecha: tendrás margen antes de que Verifactu sea obligatorio el 1 de julio.
8. Haz facturas de prueba
Emite dos o tres facturas de prueba (muchos programas tienen modo de pruebas) y comprueba que el PDF sale con tus datos, el código QR y, si eliges la modalidad VERI*FACTU, la leyenda correspondiente.
9. Configura las facturas recurrentes
Si tienes cuotas mensuales o contratos de mantenimiento, prográmalas en el programa para que se generen solas.
10. Cierra y archiva el Excel
Guarda una copia del Excel antiguo (y de los PDF de tus facturas) en un lugar seguro. Debes conservar las facturas al menos cuatro años a efectos fiscales (seis según el Código de Comercio). No lo borres, pero no emitas nada más desde él.
11. Avisa a tu gestoría y a tus clientes
A la gestoría: qué programa usas, desde cuándo y cómo le darás acceso. A los clientes: que tus facturas cambian de aspecto y llevan un QR.
Errores frecuentes
- Importar el CSV sin revisar y descubrir meses después NIF o tildes mal.
- Repetir el número de la última factura al empezar en el programa nuevo.
- Seguir haciendo «alguna factura» en Excel por costumbre. Con Verifactu, no puedes mezclar sistemas.
- Cambiar a mitad de trimestre sin necesidad.
- Borrar el Excel antiguo: lo necesitas como archivo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que pasar mis facturas antiguas al programa?
No. Las facturas emitidas antes del cambio siguen siendo válidas; consérvalas como hasta ahora.
¿Cuánto tiempo lleva la migración?
Para un autónomo con unas decenas de clientes, entre una tarde y un día, incluyendo pruebas.
¿Y si el programa no permite importar CSV?
Casi todos lo permiten. Si no, es una señal para descartarlo: tampoco será fácil sacar tus datos en el futuro.
Enlaces oficiales
- AEAT: preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación
- AEAT: aplicación gratuita de facturación, opción para dejar Excel sin coste
Última revisión: 23 de octubre de 2026. Este contenido es informativo. OfiClicked no recibe comisiones de los programas de facturación.